• Misafir olunan kurumdan ayrılmadan önce öğrencilerimiz katılım sertifikalarını ve hazırlanmışsa transkriptlerini oradaki ofis yetkilisinden talep etmelidirler. Transkriptlerin hazırlanması bazen uzun sürebildiğinden yurt dışındaki kurum daha sonra e-posta veya posta ile de transkriptleri gönderebilmektedir.
• Faaliyetini tamamlayarak dönüş yapan öğrenciler, döndüklerini Koordinatörlüğümüze bildirmelidirler.
• Öğrencilerimiz yurt dışından döndükten sonra E- Devletten alınmış yurda giriş çıkış bilgilerini içeren belgeyi Katılım sertifikası ve transkript ile birlikte ofise sunmalıdırlar.
• Koordinatörlüğümüze iletilen bu belgeler öğrencinin bağlı olduğu birime gönderilir. Burada onaylanan dersler Fakülte/Enstitü Yönetim Kurulu kararıyla Öğrenci İşleri’ne gönderilir.
• Öğrenci İşleri yurt dışında alınan dersleri öğrencinin KSÜ transkriptine işler, öğrenciler derslerinin işlenip işlenmediğini OBS veya E-Devlet’teki transkript üzerinden kontrol ederler.
• Yukarıdaki işlemleri tamamlayan öğrencilerin faaliyetleri, Avrupa Komisyonu’nun Beneficiary Module adlı sistemine Koordinatörlüğümüz tarafından raporlanır. Raporlanmalarının ardından öğrenciler sistemden ‘EU Survey’ adında bir otomatik e-posta alacaklardır. Bu e-postadaki katılımcı anketi online olarak tamamlanmalıdır.
• Tüm bu aşamaların tamamlanmasını takiben, başarı kriterini sağlayan, öğrenci olarak sorumluluklarını eksiksiz yerine getiren öğrencilerin kalan hibesi (%30) ödenir.